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Die Vorlage, die Systemdokumentation einfach macht!

Vorlage für ein EDV Betriebshandbuch
(IT Betriebshandbuch)

Überblick

Diese Vorlage für ein EDV Betriebshandbuch unterstützt die

schnelle, effiziente Erstellung des Betriebshandbuches für ihr System
mit einheitlicher Gliederung
und verhindert das Vergessen von wichtigen Bestandteilen.

Das mit dieser Vorlage erstellte EDV Betriebshandbuch ist ein wesentlicher Bestandteil der Lieferung zur

Einhaltung der Dokumentationsanforderungen der Auditing Standards, ihrer internen Qualitätssicherung oder gesetzlicher Vorschriften und anderer Regelungen.

und ist eine wichtige Informationsquelle zur Unterstützung

des täglichen Betriebes durch klare Beschreibung und Zuteilung aller aktiven und proaktiven Schritte um das System am Laufen zu halten und ungeplante Stillstände (Ausfälle, Outages) zu vermeiden
von besonderer Betriebsfälle wie z.B. Wiederaufnahme des Betriebes nach geplanten und ungeplanten Stillständen
des Vorbereitens von geplanten Stillständen in Wartungsfenstern
der Fehlersuche und Fehlerbehebung
aller anderen aktiven und proaktiven Arbeitsschritte (z.B. Hardware- / Software- und Lizenz- Erweiterungen) um trotz gestiegener Systemgrösse und Systemnutzung den Betrieb mit der erforderlichen Performance zu gewährleisten

Häufig gestellte Fragen

Frage: Ich habe schon ein EDV Betriebshandbuch - wozu brauche ich diese Vorlage?

Antwort: Benutzen Sie diese Vorlage um Ihr EDV Betriebshandbuch auf Komplettheit zu prüfen.

Eine sehr interessante Möglichkeit für diese Prüfung ist ein "Review"-Meeting mit dem Verantwortlichen des EDV-Betriebes (Operations Manager) und dem primären Betreuer für diese Anwendung und der zwei Stellvertreter (die im Krankheitsfalle oder während des Urlaubes die Vertretung übernehmen). Der Operations Manager sollte die in der Vorlage adressierten Themen zur Diskussion stellen und die Anwendungsbetreuer sollten in der Lage sein, die erforderlichen Informationen im bestehenden Handbuch zu finden.

Da aus Sicht der Qualitätssicherung derartige Reviews ohnehin regelmässig durchgeführt werden sollen, ist der Zusatzaufwand gering.

Der Autor hat viele derartige Review-Meetings durchgeführt und den Bereich der Programmschnittstellen als den problematischsten Bereich identifiziert. Daher ist dieses Kapitel besonders umfangreich und detailliert.

Frage: Der Software-Hersteller hat ein Handbuch mitgeliefert, wozu brauche ich diese Vorlage?

Antwort: Das Handbuch des Herstellers beschreibt zwar immer die Installation und die Konfiguration der Software, kann aber keine Informationen über die Schnittstellen zu anderen Programmen, die sie im Zuge der Integration erstellt haben, enthalten.

Aber gerade die Schnittstellen stellen die grösste Herausforderung im EDV-Betrieb dar!

Ausserdem kann das Handbuch des Herstellers keine Informationen über die von Ihnen tatsächlich vorgenommenen Einstellungen enthalten.

Frage: Ich habe die Softwareentwicklung einschliesslich der Schnittstellen (Integration) an eine Drittfirma vergeben (outsourced development and integration), wozu brauche ich diese Vorlage?

Antwort: In leider zu vielen Fällen wird gar kein Betriebshandbuch geliefert oder der Umfang ist recht lückenhaft. Wenn Sie diese Vorlage dem Auftrag beilegen und die Lieferung des Betriebshandbuches in dieser Struktur und Umfang vereinbaren ist die Situation klar.

Diese Vorlage kostet weniger als ein einziges Meeting um mit dem Lieferanten ein unzureichendes Betriebshandbuch zu diskutieren!

Frage: Ich habe mein Betriebshandbuch mit dem Inhaltsverzeichnis dieser Vorlage verglichen, und es ist fast vollständig. Ich bin nur an dem Abschnitt "Programmschnittstellen" interessiert.

Antwort: In diesem Falle empfehlen wir Ihnen das Produkt "Checkliste und Dokumentationsvorlage für Programmschnittstellen"

Die in diesem schnittstellenspezifischen Produkt enthaltene Vorlage zur Dokumentation von Programmschnittstellen ist identisch mit dem Abschnitt "Programmschnittstellen" in dieser Vorlage für ein Betriebshandbuch.

Frage: Meine Systeme laufen zuverlässig auch ohne Betriebshandbuch und die verantwortlichen Mitarbeiter kennen die Systeme

Antwort:

Ein Betriebshandbuch ist in den Auditing-Standards ein Pflichtbestandteil.

Immer mehr Gesetze und Regulierungen erfordern zwingend externe Audits. Sollten sie (noch) nicht unter eine dieser Regelungen fallen, dann gibt es noch folgende Argumente für die Erstellung (und Wartung!) eines Betriebshandbuches:

Ein freiwilliges Audit (falls erfolgreich) kann Ihre Versicherungskosten senken.
Es ist gute (übliche) Praxis ein Betriebshandbuch zu haben. Und spätestens nach dem ersten grösseren Zwischenfall werden die den Zwischenfall untersuchenden Personen danach fragen. Und selbst wenn nicht ausdrücklich vorgeschrieben, wird im allgemeinen die in diesem Bereich "übliche Praxis" als Massstab angenommen.
Jeder Qualitätsstandard verlangt eine eindeutige Zuordnung aller Aufgaben direkt an Personen oder indirekt via Rollen. Dazu ist es aber erforderlich dass alle Aufgaben aufgelistet sind. Die Zuordnung zu Personen oder Rollen ist erst der zweite Schritt, und besonders im Bereich der Programmschnittstellen nicht immer einfach. Falls Ihnen diese Problematik nicht klar ist, möchten wir Sie auf das Produkt "DBA and Application Support: Job-Description and Self-Assessment" hinweisen.

Frage: Das Inhaltsverzeichnis enthält sehr wichtige und auch interessante Themen. Wie kann ich meine Mitarbeiter von der Wichtigkeit dieser Kapitel überzeugen?

Antwort: Wir empfehlen Ihnen unser Seminar (Workshop) "Das EDV Betriebshandbuch". In einer kurzen Vorbesprechung schildern Sie uns Ihre Situation, z.B. ob Sie mit ITIL ® arbeiten oder eine ISO 20000 Zertifizierung anstreben wollen. Dann können wir im Seminar die Querverbindungen zum Betriebshandbuch hervorheben.

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